To Do Listen schreiben - step by step

 Ihr Lieben, 

happy sunday! Ich hoffe, ihr habt die erste Arbeitswoche in diesem Jahr gut gemeistert und hattet ein schönes Wochenende. Da ich finde, dass Themen rund um den Bereich der Selbstorganisation gerade zu Beginn eines neuen Jahres sehr passend sind und ich selbst aktuell versuche, hier und da ein paar Optimierungen vorzunehmen, gibt es heute direkt einen weiteren Beitrag aus diesem Themenbereich.

Wie ich hier auf dem Blog schon oft erwähnt habe, bin ich großer Fan von To Do Listen. Ob im privaten Bereich oder in Bezug auf den Arbeitsalltag: To Do Listen sind schon seit vielen Jahren mein absoluter Favorit, wenn es darum geht, verschiedene Aufgaben sinnvoll festzuhalten und zu strukturieren. In Bezug auf das Schreiben von To Do Listen habe ich mich in den letzten Jahren, meiner Ansicht nach, ziemlich weiterentwickelt: Während ich die einzelnen To Do's früher relativ willkürlich notiert habe, folgen meine To Do Listen mittlerweile einer bestimmten Reihenfolge, die für mich persönlich super funktioniert. Den heutigen Beitrag möchte ich gerne dazu nutzen, um euch meine Herangehensweise vorzustellen. Ich wünsche euch viel Freude beim Lesen! 

1. Vorbereitung – das richtige Format wählen 

Bevor ich überhaupt mit dem Schreiben beginne, überlege ich mir, in welcher Form ich meine To-Do-Liste anlege. Händisch oder digital – beides hat für mich absolut seine Berechtigung. Je nach Umfang der Aufgaben und auch danach, ob es sich um private oder berufliche To-Dos handelt, variiere ich hier ganz bewusst. Wenn viele Punkte zusammenkommen oder sich noch viel verschieben kann, greife ich meist zur digitalen Variante und nutze dafür ganz schlicht die Notizen-App. Der große Vorteil: Man kann jederzeit umstrukturieren, ergänzen oder Punkte neu anordnen. To-Do-Listen auf Papier liebe ich hingegen für überschaubare Tage – allein schon wegen des guten Gefühls, erledigte Aufgaben durchzustreichen. Für mich gehört diese Entscheidung ganz klar an den Anfang, denn sie legt den Grundstein für alles Weitere. 

2. Aufgaben sammeln – alles ungefiltert aufschreiben 

Im nächsten Schritt geht es darum, alle anstehenden Aufgaben zu sammeln. Und zwar wirklich alle. Ich schreibe mir alles auf, was mir für den jeweiligen Tag oder Zeitraum in den Kopf kommt – völlig ungeordnet und ohne direkt zu bewerten. Hier geht es nicht um Struktur oder Prioritäten, sondern einzig darum, den Kopf zu entlasten. Manchmal mache ich das auch über mehrere Tage hinweg, um einen besseren Überblick über alles zu bekommen, was ansteht. Diese Sammelphase hilft mir enorm, Klarheit zu schaffen und nichts zu vergessen.

3. Unterteilen – große To-Dos greifbar machen 

Ein Fehler, den ich früher oft gemacht habe: Aufgaben zu groß und zu allgemein zu formulieren. Gerade bei umfangreicheren Projekten neige ich dazu, sie als einen einzigen Punkt auf die Liste zu schreiben – was schnell überfordernd wirken kann. Deshalb teile ich größere To-Dos heute bewusst in kleinere, konkrete Schritte auf. Das macht die Liste nicht nur übersichtlicher, sondern sorgt auch dafür, dass sich Aufgaben leichter erledigen lassen. Kleine Erfolge zwischendurch motivieren mich deutlich mehr, dranzubleiben. 

4. Priorisieren – eine sinnvolle Reihenfolge festlegen 

Der wichtigste Schritt für mich ist ganz klar das Priorisieren. Hier lege ich fest, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen. Entweder nach Wichtigkeit oder danach, wie es für den Ablauf meiner Arbeit am meisten Sinn ergibt. Diese klare Reihenfolge nimmt mir viel Entscheidungsdruck im Alltag. Ich muss nicht ständig überlegen, womit ich anfangen soll, sondern kann mich einfach Punkt für Punkt vorarbeiten – das schafft Ruhe und Fokus. 

5. Übertragen – offen bleiben und realistisch planen 

Nicht jeder Tag läuft nach Plan – und das ist völlig okay. Alle To-Dos, die ich an einem Tag nicht geschafft habe, übertrage ich auf die Liste für den nächsten Tag. Meistens priorisiere ich sie dann etwas höher, damit sie nicht immer wieder mitwandern. Gleichzeitig schaue ich aber realistisch darauf, was wirklich machbar ist. Je nach Aufgabe kann es auch sinnvoll sein, sie neu einzuordnen oder noch weiter zu unterteilen. Für mich ist dieser letzte Schritt wichtig, um flexibel zu bleiben und mich nicht selbst unter Druck zu setzen.